Par Prudence ETALI épouse OYANIGUI, Secrétaire Particulière du Directeur Général de l’Agence Nationale des Infrastructures Numériques et des Fréquences.

Au fil des années, le métier de secrétariat et même d’assistante de direction a connu une évolution considérable, en particulier grâce aux avancées technologiques. Dans ce domaine, l’intelligence artificielle (IA) est devenue un outil incontournable, proposant des solutions innovantes pour optimiser les tâches administratives. Néanmoins, son adoption comporte à la fois des avantages et des inconvénients.

I. Avantages de l’intelligence artificielle dans le métier de secrétariat

1. Automatisation des tâches répétitives et administratives

Grâce à l’IA, il est possible d’automatiser les tâches répétitives et chronophages, ce qui libère les secrétaires pour des missions plus stratégiques. Ainsi, des logiciels intelligents peuvent être utilisés par les secrétaires et les assistantes de direction pour gérer notamment les rendez-vous, organiser les agendas, envoyer des rappels ou organiser des documents. Voici quelques exemples concrets d’usages de l’IA dans des outils comme Gmail et Google Drive.

• • Google Drive et l’intégration de l’IA pour le classement des documents

L’IA de Google Drive organise les documents en fonction de leur contenu et de l’historique d’utilisation. Cette IA de Gmail peut par exemple suggérer des fichiers récemment consultés ou liés à des e-mails précédents, tandis que Google Drive propose des dossiers spécifiques basés sur vos habitudes. L’Avantage ici est que les documents sont automatiquement classés, ce qui facilite leur gestion et leur accès.

• • Tri des pièces jointes avec la fonctionnalité “Pilote” de Gmail

Gmail utilise l’IA pour regrouper les fichiers joints à vos e-mails. Si vous recevez régulièrement des rapports ou des contrats, Gmail peut les organiser automatiquement dans des catégories dédiées. Avec comme avantage un accès rapide aux pièces jointes sans avoir à ouvrir chaque e-mail.

• • Rappels et suggestions de suivi via l’IA (Assistant Google) 

Concernant l’IA “Google Assistant”, notamment ses fonctionnalités de rappel dans Gmail, il peut détecter des documents importants qui ont été ouverts et vous rappeler d’y répondre ou d’agir. A cet effet, si vous avez ouvert un document joint mais n’avez pas encore pris de mesures, l’IA vous enverra un rappel. Cela permet donc une meilleure gestion des priorités et une réduction des oublis et surtout ne pas omettre des documents importants dans un océan d’e-mails.

In fine, l’IA de Google adossée à Gmail et ses services associés (Google Drive, Google Docs) améliore considérablement l’efficacité du travail par l’automatisation notamment des tâches de classement, de tri des pièces jointes, mais aussi par une excellente gestion des documents, tout en s’adaptant aux habitudes de l’utilisateur.

2. Rédaction et traitement des documents

L’IA facilite également la rédaction et la mise en forme des documents, éléments essentiels dans le cadre des travaux de secrétariat et d’assistanat. Ainsi, des outils comme Microsoft Office ou Google Docs proposent des corrections grammaticales, des suggestions de style et même des réponses automatisées aux e-mails. De plus, l’IA est capable d’optimiser le classement, l’archivage et la recherche de documents, ce qui permet de gagner du temps. Voici quelques exemples d’outils utilisant l’IA :

• • Google Drive avec l’IA de Google

Google Drive utilise l’IA pour organiser et rechercher des documents. Cette IA peut par exemple classer automatiquement des fichiers en fonction de leur contenu ou permettre une recherche de mots-clés dans des fichiers PDF et même une reconnaissance de texte dans des fichiers images.

Lien : https://drive.google.com/

• • Microsoft OneDrive

Microsoft avec son outil OneDrive, exploite parfaitement l’IA aux fins d’archiver et de rechercher des fichiers. Ainsi, l’IA peut prédire quels fichiers seront utiles en fonction de votre activité ou analyser des documents multimédias pour une recherche plus précise.

Lien : https://onedrive.live.com

• • Dropbox Business pour la gestion des documents

Avec Dropbox, l’intégration de l’IA permet de classer et de rechercher des documents. Il y a donc avec cette IAI la possibilité d’identifier des informations pertinentes dans des fichiers non structurés ou suggérer des actions pour un meilleur archivage. 

Lien : https://www.dropbox.com/business/

L’IA transforme la gestion documentaire en rendant l’archivage, le classement et la recherche plus fluides et plus intelligents.

3. Amélioration de la productivité

L’IA permet de réaliser plus rapidement les tâches et avec moins d’efforts. Les outils intelligents peuvent ainsi de gérer plusieurs tâches simultanément, tout en réduisant les erreurs et en optimisant les processus, améliorant alors la productivité globale.

4. Réduction des erreurs

Dans le traitement de texte et la gestion des e-mails, les outils d’IA permettent de réduire au maximum les erreurs humaines, en procédant par exemple aux corrections grammaticales et en proposant des suggestions de mise en forme, améliorant ainsi la qualité des documents.

5. Sécurisation des informations

Au niveau des secrétariats, la confidentialité des documents est cruciale. A cet effet, l’IA peut pleinement être mis au service de la sécurisation des données sensibles grâce notamment à l’usage d’algorithmes avancés. Les outils d’IA au service du secrétariat peuvent aussi être déployés à l’effet d’identifier et de prévenir les risques de fuites d’informations ou de cyberattaques, ce qui est crucial dans un environnement de secrétariat.

6. Soutien à la prise de décision

En analysant les données en temps réel, l’IA peut fournir des recommandations basées sur des critères précis. Toute chose qui peut aider les secrétaires à prendre des décisions plus avisées et à optimiser les processus organisationnels.

7. Formation et supports

Les assistants virtuels peuvent aussi jouer un rôle clé dans la formation continue des secrétaires, en leur fournissant un accès à des ressources pédagogiques, à des tutoriels ou répondant à leurs questions concernant l’utilisation de nouveaux outils numériques.

II. Inconvénients de l’intelligence artificielle dans le métier de secrétariat

1. Dépendance à la technologie

Une trop grande dépendance à l’IA peut rendre les processus vulnérables aux défaillances techniques. Un bug ou une mauvaise gestion des outils peut perturber l’organisation du travail.

2. Risques pour la confidentialité des données

L’IA traite une grande quantité de données, souvent sensibles. Les failles de sécurité dans les systèmes d’IA peuvent exposer ces informations à des risques de piratage ou de fuite de données.

3. Perte de certaines compétences humaines

L’automatisation des tâches peut entraîner une perte de compétences chez les secrétaires ou assistantes de direction, notamment dans la gestion manuelle ou la prise de décision complexe, qui nécessitent une approche humaine et nuancée.

4. Risque de déshumanisation des tâches

Certaines fonctions, comme la gestion des relations professionnelles ou la compréhension des émotions, nécessitent une interaction humaine. Une utilisation excessive de l’IA peut rendre ces interactions impersonnelles et déshumaniser le service.

5. Limitation dans la gestion des tâches complexes

L’IA excelle dans les tâches répétitives et logiques, mais elle reste limitée dans la gestion de situations complexes nécessitant de la créativité, de l’intuition ou de la flexibilité, des qualités humaines essentielles dans le secrétariat.

En définitive, l’intelligence artificielle offre de nombreux avantages dans le domaine du secrétariat, en augmentant la productivité, l’efficacité, la sécurité et la qualité du travail. Elle n’est pas destinée à remplacer les secrétaires, mais plutôt à les accompagner et à les rendre plus efficaces. Elle leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion des relations humaines et la prise de décisions stratégiques. Cependant, il est crucial de maintenir un équilibre entre technologie et interaction humaine pour préserver les compétences essentielles et éviter la déshumanisation des tâches. Ainsi, l’IA doit être utilisée comme un outil complémentaire, et non comme un substitut complet aux compétences humaines.